Зачастую под нетворкинг отводят лишь небольшую часть крупного события. Пресловутый кофе-брейк или перерыв на обед между основной программой, где участники могут поделиться мнением между собой о только что услышанном выступлении спикера или познакомиться по общим интересам.
Однако бывают мероприятия, для которых не столько контент мероприятия, сколько именно нетворкинг и возможность завести новые знакомства — это и есть основная мотивация людей прийти. Характерный пример — встречи бизнес-клубов или других профессиональных сообществ. Дарья Саламатова, директор конгресс-центра ЦМТ, разбирается, что нужно учитывать при проведении таких событий и как эффективно организовать знакомство и общение участников и гостей мероприятия.
В качестве примеров — конкретные кейсы, которые проходили на территории конгресс-центра и на ивент-проектах в других странах.
Однако бывают мероприятия, для которых не столько контент мероприятия, сколько именно нетворкинг и возможность завести новые знакомства — это и есть основная мотивация людей прийти. Характерный пример — встречи бизнес-клубов или других профессиональных сообществ. Дарья Саламатова, директор конгресс-центра ЦМТ, разбирается, что нужно учитывать при проведении таких событий и как эффективно организовать знакомство и общение участников и гостей мероприятия.
В качестве примеров — конкретные кейсы, которые проходили на территории конгресс-центра и на ивент-проектах в других странах.
Прогрев заранее
Нетворкинг-мероприятия — это, в первую очередь, про оффлайн. Встреча и разговор «глаза в глаза» по степени эмоционального вовлечения всегда будут на голову сильнее, чем любая онлайн-активность. Согласно некоторым исследованиям, подавляющее большинство людей (81%) считают, что возможности для нетворкинга на онлайн мероприятиях более ограничены по сравнению с общением на очных мероприятиях.
Тем не менее, без диджитал-коммуникаций ни один взрослый человек уже не представляет свою жизнь, поэтому отказываться от них не стоит.
Начать работу с участниками можно онлайн за 2–3 месяца до запланированного мероприятия. Наиболее распространенный способ — создать в мессенджере чат, чтобы познакомить и «прогреть» гостей.
Закрытость коммуникаций и уровень доверия
Здесь возникает первая развилка, которую необходимо решить организатору: должен ли этот чат быть доступным для всех желающих (в том числе для потенциальных участников), или в нем состоят только купившие билет. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.
К примеру, организаторы профессиональной конференции для тимлидов TeamLead Conf пошли по пути открытого чата. В чате сейчас 5 500 человек, и помимо того что он является основным источником информирования лояльной аудитории о ежегодной конференции, там обсуждается также более широкий круг вопросов по профессиональной специфике. Чтобы чат не превратился в «мусорку», необходимо продумать правила: что можно обсуждать, что нет; уместна ли реклама или ссылки и так далее. Работа по ведению такого чата — трудозатратная вещь.
В открытых чатах уместны также различные голосования, например: какие темы интересны аудитории, кого позвать спикером и так далее. Это не только активность в группе, но и полезная информация для самих организаторов, которые готовят архитектуру программы, чтобы лучше понимать свою аудиторию.
Следует инициировать дискуссии, в которых участники могут заранее познакомиться друг с другом. Например, спросить про отели, в которых они планируют остановиться, или из какого города едут, чтобы желающие могли найти попутчиков. Таким образом, в день основного события среди гостей уже будут знакомые друг с другом люди, создающие расслабленную дружелюбную атмосферу на нетворкинге.
Закрытый чат уместен для небольших событий, особенно если концепция мероприятия подразумевает определенную степень конфиденциальности и доверия между участниками. И задача организатора может заключаться в представлении каждого нового участника чата, чтобы возникло ощущение, что здесь можно быть более откровенным, здесь нет «лишних» людей.
Открытый чат, можно сказать, живет своей жизнью, а закрытый требует постоянной подпитки и вбросов, чтобы поддерживать интерес и активность участников, особенно в период, когда мероприятие уже завершено.
Для поддержания общения можно задавать более специализированные вопросы без заготовленных вариантов ответа, в отличие от голосований в открытых чатах. Например, запросить рекомендации или отзыв о том или ином сервисе и компании. В закрытых чатах участники более расположены к высказыванию своего развернутого мнения, в том числе критического.
Место проведения
Важно правильно выбрать место для нетворкинга. Это должна быть отдельная зона с уютным спокойным интерьером, желательно мягкими стульями. Если нетворкинг совмещается по времени с другой программой, например, выступлениями спикеров, то разговоры участников не должны мешать слушателям из соседнего зала. В помещении должно быть достаточно воздуха и свободного пространства для движения гостей. Позаботьтесь также о приятном освещении и легкой фоновой музыке.
Могут быть и нестандартные варианты для места проведения. К примеру, неформальный ужин участников Всемирной конференции технопарков и зон инновационного развития IASP проходил в парке «Красная Пресня», примыкающем к ЦМТ. Несмотря на то, что с погодой не повезло и некоторое время шел дождь, нетворкинг удался на все 100%. Благодаря дождю гости собрались в шатрах и очень активно общались между собой. А когда дождь закончился, далее все пошло по запланированной программе.
Классические механики
Существует много механик, как вовлечь незнакомых людей в обсуждение какой-то темы и познакомить их между собой.
Один из распространенных вариантов — беседа с модерацией.
Для нетворкинга выделяется отдельная зона со столами и удобными стульями. Тематические беседы проводятся за отдельными столиками. Например, за одним обсуждают работу на маркетплейсах с точки зрения маркетинга, за другим — эту же самую тему, но в контексте организации работы склада и логистики. Гости по желанию пересаживаются от одного столика к другому.
Модератор закрепляется за каждым столом, «запускает» беседу и помогает ее поддерживать. Это оптимальный формат для мероприятия, в котором задействовано до 100 участников.
При необходимости модератор может заранее «разогреть» аудиторию. Вовлечь гостей, собирающихся в зале, можно разными способами. Например, предложив им выйти к микрофону и рассказать о себе. На это следует отвести как минимум 30 минут до начала ивента. Это поможет собравшимся узнать о потенциальных клиентах и партнерах в зале, чтобы затем продолжить более тесное общение за столами.
Другая классическая техника нетворкинга — matchmaking. Иногда ее еще называют «биржа контактов». Суть этого формата в заранее запланированных коротких встречах, когда еще до мероприятия участники могут ознакомиться со списком других участников (обычно с помощью специального сервиса или приложения) и назначить встречу one2one. Для таких встреч на самом мероприятии организатору необходимо предусмотреть специальную зону, чтобы гости не ходили долго в поисках подходящего места.
Также набирает популярность speed dating — формат быстрых деловых знакомств, когда на разговор с одним участником отводится лишь несколько минут, после чего гости мероприятия меняют собеседников.
Работа в командах
Ничто не знакомит людей лучше, чем совместная работа в команде.
Гости разбиваются на команды и прорабатывают мини-проекты в тематике встречи. Концепцию необходимо защитить, после чего победитель получает приз. Подобная активность дает возможность участнику почувствовать себя частью команды, а значит, и проще завести нужные знакомства.
На конференции AgileDays, которая проходила в конгресс-центре ЦМТ, подобным воркшопам был посвящен целый день деловой программы. Причем они были разделены по уровню компетенций - для новичков и для опытных, чтобы каждый участник команды чувствовал себя комфортно и мог активно проявить себя.
Развлечения и игровые формы
Все глупости на земле делаются с серьезным выражением лица, и к организации нетворкинга, даже на деловом мероприятии, можно подойти неформально. Например, через совместное участие в игре или какой-либо активности.
На летнем фестивале BBT Summer Fest 2023 на веранде ЦМТ гостям предложили выступить с номером: танцевальным, вокальным или любым другим. Естественно, об этом было объявлено заранее, и номера были подготовлены. Мероприятие в целом носит деловой характер и объединяет людей по профессиональным интересам и принадлежности к индустрии делового туризма. Но подобный нестандартный ход и возможность увидеть людей в неожиданном амплуа помогли настроить людей на общение и знакомство.
Позаботьтесь о мелочах
Любой ивент, в первую очередь, про эмоции. Незначительная, но продуманная и необычная мелочь может привлечь внимание и стать основой для положительного впечатления гостя и настроить его на общение.
Бейджи могут быть разноцветными. В ходе нетворкинга можно предложить посетителям разделиться на группы по цветам и обсудить предложенные модератором темы.
Цвет бейджа может также помочь в разделении на категории посетителей, чтобы сразу был понятен статус человека и его роль. Например, он ищет поставщиков, или он сам является подрядчиком и ищет заказчиков.
На бейдже следует крупно написать имя и компанию, а остальные данные, в том числе брендинг конференции, можно сделать мельче.
Помните: любой нетворкинг — модерируемое событие, которое требует активного участия организатора. Чем больше времени получится уделить подготовке к мероприятию, чем тщательнее продумать все нюансы, тем успешнее пройдет запланированный ивент.
Цвет бейджа может также помочь в разделении на категории посетителей, чтобы сразу был понятен статус человека и его роль. Например, он ищет поставщиков, или он сам является подрядчиком и ищет заказчиков.
На бейдже следует крупно написать имя и компанию, а остальные данные, в том числе брендинг конференции, можно сделать мельче.
Помните: любой нетворкинг — модерируемое событие, которое требует активного участия организатора. Чем больше времени получится уделить подготовке к мероприятию, чем тщательнее продумать все нюансы, тем успешнее пройдет запланированный ивент.
